Payer son loyer paraît être une opération simple. Pourtant, plusieurs mois plus tard, un désaccord peut apparaître : le propriétaire considère qu'une échéance reste impayée alors que le locataire affirme l'avoir réglée.
Un virement apparaît sur le relevé bancaire. Un chèque a été remis au propriétaire. Une somme a été versée en espèces. Une aide au logement a été directement versée par la CAF.
Comment démontrer qu'un paiement a réellement eu lieu ? Et surtout, comment établir à quel loyer ce règlement correspondait ?
1. Qui doit prouver que le loyer a été payé ?
Lorsqu'un locataire affirme avoir réglé une somme qui lui était réclamée, il doit pouvoir justifier ce paiement.
Le Code civil prévoit que celui qui se prétend libéré d'une obligation doit justifier le paiement ou le fait ayant entraîné l'extinction de cette obligation.
Mais la loi ne limite pas cette preuve à un document particulier : le paiement peut être prouvé par tout moyen.
Cela signifie qu'une quittance constitue une preuve particulièrement utile, mais qu'elle n'est pas la seule manière de démontrer qu'un règlement a été effectué.
2. Un relevé bancaire peut-il prouver le paiement du loyer ?
Oui. Lorsqu'un loyer est réglé par virement, le relevé ou le justificatif bancaire permet notamment de retrouver la date, le montant et les informations relatives au bénéficiaire de l'opération. Il convient toutefois de vérifier que le virement a bien été exécuté au profit du compte indiqué par le propriétaire.
Le libellé du virement peut avoir une importance particulière.
C'est particulièrement utile lorsqu'il existe plusieurs loyers impayés ou plusieurs locations auprès d'un même propriétaire. Conserver un libellé suffisamment précis lors d'un virement est donc une précaution très utile.
3. Et lorsque le loyer est payé par chèque ?
La remise d'un chèque et son encaissement sont deux événements différents.
Un relevé bancaire montrant le débit du chèque peut contribuer à établir le règlement. D'autres éléments peuvent également être utilisés : reçu délivré par le propriétaire, échanges entre les parties, référence du chèque ou tout autre élément permettant d'établir la réalité du paiement.
Il faut toutefois conserver à l'esprit qu'un chèque crédité sur un compte peut ensuite être rejeté. Un paiement qui n'a finalement pas abouti ne permet donc pas de considérer définitivement la dette comme réglée.
4. Comment prouver un paiement effectué en espèces ?
Le paiement en espèces mérite davantage de précautions car il ne laisse pas automatiquement de trace bancaire.
Lorsqu'une somme est remise directement au propriétaire, le locataire a donc intérêt à obtenir immédiatement un document constatant cette remise.
Lorsque le paiement n'est que partiel, la loi prévoit expressément la délivrance d'un reçu.
5. Quelle différence entre une preuve de paiement et une quittance ?
Il ne faut pas confondre les deux.
Une preuve de paiement permet d'établir qu'une somme a été versée.
La quittance de loyer est un document délivré par le propriétaire ou son mandataire lorsque les conditions permettant de constater l'acquittement sont réunies. La loi prévoit que le bailleur doit transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande et que celle-ci distingue le loyer et les charges.
Si le paiement n'est que partiel, la loi prévoit au contraire la délivrance d'un reçu.
Un paiement peut donc être prouvé sans pour autant permettre immédiatement la délivrance d'une quittance.
6. Prouver le versement ne suffit pas toujours : encore faut-il savoir à quoi il correspond
C'est un point particulièrement important lorsqu'il existe plusieurs dettes.
À défaut d'indication, les règles d'imputation des paiements peuvent devenir nécessaires pour déterminer à quelle dette le règlement doit être affecté.
C'est pourquoi il est utile de conserver non seulement la preuve du versement, mais également la trace de son affectation.
7. Et pour la partie du loyer versée directement par la CAF ?
La situation est différente lorsque le propriétaire perçoit directement une aide au logement dans le cadre du tiers payant.
Dans ce cas, cette partie du loyer n'a pas été versée par le locataire au propriétaire : elle a été versée directement par la CAF.
Lorsque le bailleur bénéficie du tiers payant, l'aide personnelle au logement reçue doit être prise en compte dans la somme restant à la charge du locataire.
En cas de besoin de justification concernant ce versement, il est préférable de se référer aux informations fournies par la CAF : montant versé, période concernée et historique du versement.
Un logiciel de gestion locative peut enregistrer la réception de cette aide et la rapprocher du compte du locataire, mais la CAF demeure la source de référence concernant le versement qu'elle a elle-même effectué.
8. Quels documents faut-il conserver ?
Il n'existe donc pas un document unique permettant de répondre à toutes les situations.
Selon le moyen de paiement et les circonstances, plusieurs éléments peuvent être utiles : relevé bancaire, justificatif de virement, reçu, quittance, référence d'un règlement, échanges entre propriétaire et locataire ou encore informations fournies par la CAF.
L'essentiel est de pouvoir reconstituer trois éléments : quelle somme a été versée, à quelle date et à quelle dette elle a été affectée.
Plus cette traçabilité est précise, plus un éventuel désaccord peut être résolu facilement.
9. Comment IFRELO vous accompagne
IFRELO conserve une trace des échanges financiers enregistrés entre le propriétaire et le locataire.
Le propriétaire comme le locataire peuvent ainsi retrouver les opérations qui les concernent avec notamment leur date, leur montant, leur mode de règlement, leur référence et leur état.
Lorsqu'un règlement est affecté à une échéance, cette affectation apparaît dans la situation financière du locataire. Lorsqu'une somme doit encore être affectée, IFRELO permet au locataire d'indiquer à quelle dette ou à quel bail il souhaite l'attribuer lorsque cette possibilité lui est ouverte.
En cas de paiement partiel, la traçabilité du règlement est conservée et un reçu peut constater la somme versée. Lorsque les conditions permettant de constater l'acquittement de l'échéance sont réunies, une quittance peut être établie.
Pour les aides au logement versées directement par la CAF, IFRELO distingue l'aide prévue de l'aide effectivement reçue et permet d'enregistrer sa réception. Pour justifier le versement effectué par la CAF elle-même, les informations fournies par cet organisme restent toutefois la référence.
IFRELO permet ainsi au propriétaire comme au locataire de retrouver l'histoire d'un règlement : son enregistrement, son affectation et, selon la situation, le reçu ou la quittance qui en découle.