Charges récupérables : quelles dépenses le propriétaire peut-il réellement demander au locataire ?

Avant d’ajouter une dépense aux charges

Avant d’intégrer une facture dans une régularisation de charges, trois questions doivent être distinguées :

• La dépense fait-elle partie des charges récupérables ?
• Quelle partie de la facture est réellement récupérable ?
• Comment cette dépense doit-elle être répartie entre les logements concernés ?

Une dépense peut être récupérable sans que la totalité de la facture le soit. Et même lorsqu’elle est entièrement récupérable, cela ne signifie pas qu’elle puisse être répartie arbitrairement entre les locataires.

1. Ascenseurs et monte-charge

L’électricité nécessaire au fonctionnement de l’ascenseur, son entretien courant, les visites périodiques et certaines menues réparations sont récupérables.

Cela concerne notamment certaines petites pièces : boutons, contacts de portes, ferme-portes, cellules photoélectriques, balais du moteur ou fusibles.

En revanche, une grosse réparation ou le remplacement important d’un équipement ne devient pas une charge locative simplement parce qu’il concerne l’ascenseur.

Le contrôle technique réglementaire de l’ascenseur doit également être distingué de l’entretien courant.

2. Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Les consommations d’eau froide et d’eau chaude des occupants sont récupérables. Peuvent également l’être l’eau nécessaire au nettoyage des parties communes ou à l’entretien courant des espaces extérieurs, ainsi que différentes dépenses liées au traitement et à la distribution de l’eau.

Les frais de location, d’entretien et de relevé de certains compteurs généraux ou individuels figurent également parmi les dépenses récupérables.

Une fuite d’eau fait exploser la facture : qui paie ?

Une consommation anormalement élevée ne devrait pas être intégrée mécaniquement dans une régularisation sans rechercher son origine.

Il faut notamment distinguer la consommation d’eau, la réparation ayant provoqué ou permis de supprimer la fuite, la responsabilité éventuelle du locataire et l’éventuelle application du mécanisme légal d’écrêtement des factures en cas de fuite sur canalisation après compteur.

Toutes les fuites ne bénéficient pas de ce mécanisme. Une fuite sur une canalisation et une chasse d’eau qui coule ne sont notamment pas traitées de la même manière.

Chauffage collectif

Le combustible ou l’énergie nécessaire au chauffage collectif constitue une charge récupérable. Certaines dépenses d’exploitation et d’entretien courant le sont également : entretien des brûleurs, pompes, dispositifs de régulation, ramonage, conduite du chauffage, entretien et relevé des compteurs, etc.

En revanche, entretenir une chaudière n’est pas la remplacer. Une chaudière neuve ou une rénovation importante de l’installation ne peut pas être transformée en charge locative au motif qu’elle produit le chauffage des locataires.

3. Installations individuelles

Certaines dépenses d’entretien courant et de menues réparations concernant le chauffage, la production d’eau chaude, les robinets ou les mécanismes de chasse d’eau peuvent être récupérables lorsqu’elles sont effectuées par le propriétaire à la place du locataire.

On retrouve notamment certaines opérations concernant les joints, clapets, robinets, mécanismes de chasse d’eau ou appareils de production d’eau chaude.

Le fait que le propriétaire ait payé la facture ne rend cependant pas automatiquement la dépense récupérable. Une petite opération d’entretien normalement supportée par le locataire et payée à sa place par le propriétaire peut être récupérable. Le remplacement d’un équipement vétuste restant à la charge du propriétaire ne le devient pas.

4. Parties communes intérieures

L’électricité des couloirs, escaliers et halls peut être récupérée auprès des locataires.

Il en va également de différents produits et matériels nécessaires au nettoyage : produits d’entretien, balais, petit matériel, entretien de minuterie, tapis ou encore certaines menues réparations du matériel utilisé pour le nettoyage.

Le coût d’une entreprise assurant l’entretien des parties communes peut également constituer une charge récupérable pour les prestations concernées.

Gardien, concierge ou employé d’immeuble

La réglementation prévoit des règles particulières.

Lorsqu’un gardien ou concierge assure à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets, une fraction de 75 % des dépenses de rémunération et charges entrant dans l’assiette réglementaire est récupérable.

S’il n’assure que l’une de ces deux tâches, cette fraction est de 40 %.

Lorsqu’un employé d’immeuble assure l’entretien des parties communes ou l’élimination des déchets, les dépenses de personnel entrant dans l’assiette prévue par le texte peuvent être récupérées en totalité.

Certaines composantes de rémunération sont cependant expressément exclues. Il ne suffit donc pas de prendre le coût annuel total d’un salarié et de le reporter dans les charges.

5. Espaces extérieurs

De nombreuses dépenses d’entretien courant des espaces extérieurs peuvent être récupérables :

• tonte des pelouses ;
• taille des haies ;
• désherbage, sarclage et ratissage ;
• arrosage ;
• entretien des allées et aires de stationnement ;
• entretien des massifs et arbustes ;
• entretien des bassins, fontaines et caniveaux ;
• essence et huile nécessaires au matériel d’entretien ;
• engrais et certains produits d’entretien ;
• certaines fleurs, plants et plantes de remplacement ;
• certaines menues réparations des bancs, grillages ou équipements de jeux.

Mais il existe une frontière importante entre entretenir et refaire.

Remplacer ponctuellement quelques végétaux dans le cadre de l’entretien courant peut entrer dans les charges récupérables. Refaire entièrement une haie ou créer un nouvel aménagement paysager ne relève pas du même principe.

L’élagage des arbres doit également être distingué de l’entretien courant des arbustes et des haies : pour les espaces collectifs, il ne figure pas dans la liste des charges récupérables du décret n° 87-713.

6. Hygiène et élimination des déchets

Certains consommables nécessaires à l’élimination des déchets sont récupérables, ainsi que les produits prévus pour la désinsectisation et la désinfection.

L’entretien de certains équipements de traitement des ordures ainsi que l’entretien et la vidange des fosses d’aisances figurent également dans la liste.

Une facture intitulée « désinsectisation », « assainissement » ou « hygiène de l’immeuble » ne permet toutefois pas, à elle seule, de conclure que son montant intégral est récupérable. Il faut examiner les prestations et fournitures concernées.

Par ailleurs, une dépense directement imputable à un occupant déterminé ne doit pas être automatiquement répartie entre tous les locataires comme une charge commune.

7. Équipements divers du bâtiment

La réglementation prévoit notamment :

• l’énergie nécessaire à la ventilation mécanique ;
• l’entretien de la ventilation mécanique ;
• le ramonage des conduits de ventilation ;
• l’entretien des dispositifs d’ouverture automatique ou codée ;
• l’entretien des interphones.

Certaines dépenses très particulières concernant les appareils fixes utilisés pour les nacelles de nettoyage des façades vitrées sont également prévues.

Une nouvelle fois, il faut distinguer l’entretien courant du remplacement ou de la modernisation complète d’un équipement. Entretenir un interphone existant peut relever des charges récupérables ; installer un système entièrement neuf ne devient pas pour autant une charge locative.

8. Taxes et redevances

La plus connue est la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, ou TEOM.

Elle est payée par le propriétaire avec la taxe foncière, mais son montant peut être récupéré auprès du locataire.

D’autres prélèvements prévus par la réglementation, comme la taxe de balayage ou certaines redevances d’assainissement, peuvent également constituer des charges récupérables.

Et si le logement est vacant ?

La quote-part correspondant à un logement vacant ne doit pas être automatiquement reportée sur les autres locataires.

Dans certaines situations particulières, une demande de dégrèvement de TEOM peut être envisagée en cas de vacance prolongée. Elle reste soumise à des conditions strictes et n’est ni automatique ni garantie.

Une facture peut être seulement partiellement récupérable

C’est l’un des points les plus importants à retenir.

Un contrat ou une facture peut mélanger des prestations récupérables et des prestations non récupérables. C’est fréquent avec les ascenseurs, les chaufferies, les espaces verts, le nettoyage ou les contrats d’entretien.

Le bon réflexe n’est donc jamais : « Cette facture concerne l’immeuble, je l’ajoute aux charges. »

Il faut se demander quelles lignes de cette facture correspondent réellement à des dépenses récupérables.

Une dépense récupérable doit encore être répartie

Déterminer qu’une dépense est récupérable est souvent plus simple que déterminer comment elle doit être répartie entre plusieurs logements.

La réglementation ne prévoit pas une clé universelle applicable à toutes les charges et à tous les immeubles. Selon les situations, une répartition peut notamment prendre en considération une consommation réellement mesurée, la surface des logements, des tantièmes, l’utilité d’un équipement ou une autre clé adaptée à la configuration de l’immeuble.

Certaines dépenses, notamment le chauffage collectif, peuvent par ailleurs être soumises à des règles particulières.

Le propriétaire doit être capable d’expliquer et de justifier le mode de répartition utilisé.

Et les logements vacants ?

Un logement ne disparaît pas de l’immeuble parce qu’il est momentanément vide.

La nature de la dépense et la clé de répartition doivent donc toujours être examinées ensemble.

Le locataire peut vérifier les charges

Les charges récupérables sont exigibles sur justification.

Lors d’une régularisation de provisions sur charges, le propriétaire doit notamment communiquer un décompte par nature de charges et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition utilisé.

Les pièces justificatives doivent ensuite être tenues à la disposition du locataire pendant la durée prévue par la loi.

Une régularisation ne devrait donc jamais se résumer à « Charges annuelles : 850 € ». Le locataire doit pouvoir comprendre d’où vient cette somme et comment sa part a été calculée.